Öffentliche STELLENAUSSCHREIBUNG
Im Fachbereich Recht und Personal der Stadtverwaltung Jena ist schnellstmöglich nachfolgende Stelle neu zu besetzen:
SEKRETÄRIN (m/w/d)
LICHTSTADT JENA – MODERNE STRUKTUREN MIT ÜBERREGIONALER STRAHLKRAFT
JENA. Die traditionsreiche Lichtstadt eröffnet Chancen für Menschen, Wirtschaft und Wissenschaft. In Jena stimmt einfach alles: starke Unternehmen, innovative Forschung und ein lebendiges Kulturangebot in einer rundum familienfreundlichen Stadt mit gesicherter Kinderbetreuung und schulischer Bildungsvielfalt, eingebettet in einer atemberaubend schönen Landschaft mit zahlreichen Sport- und Freizeitmöglichkeiten.
STADTVERWALTUNG JENA. Für rund 110.000 Bürger:innen sowie zahlreiche Unternehmen und Institutionen bieten wir weitverzweigte Dienstleistungen, die wir Tag für Tag gemeinsam in Angriff nehmen. So sichern wir das nachhaltige Wachstum unserer Kommune. Als familienfreundliche Arbeitgeberin – und eine der größten in der Region – investieren wir außerdem kontinuierlich in die Lebens- und Arbeitsqualität unserer rund 2.000 Mitarbeiter:innen.
Ihre Aufgaben
- allgemeine Sekretariatsorganisation und -kommunikation
(Terminmanagement, Telekommunikation, Postbearbeitung, Besucherempfang, Schriftgutverwaltung, Büromaterialbeschaffung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen) - Vor- und Nachbereitungen von Sitzungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollierung
- Mitwirkung bei der Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen; eigenständige Grundbuch- und Katasterrecherche sowie Betreuung gerichtlicher Mahnverfahren
- Administration des besonderen elektronischen Behördenpostfachs
Ihr Profil
- Abschluss als Verwaltungsfachangestellte (FL I), Rechtsanwaltsfachangestellte oder vergleichbar
- nachweisbare Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil
- routinierter Umgang mit Standard-Bürosoftware und weitere Bereitschaft zur Digitalisierung
Mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent, verantwortungsbewussten und sorgfältigen Arbeiten unterstützen Sie den Fachbereichsleiter bei verschiedensten Terminen, ständig wechselnden Sachverhalten und Herausforderungen. Sie arbeiten strukturiert, pflegen einen selbständigen Arbeitsstil und können dadurch Prioritäten setzen und verschiedene Aufgaben koordinieren. Sie verfügen über eine ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung und treten stets sicher und souverän auf. Zudem verbinden Sie Motivation und Einsatzbereitschaft mit hoher Kommunikationsfähigkeit und Kollegialität.
Unser Angebot an Sie
- ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeit
- eine Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD mit regelmäßigen Tariferhöhungen, einschließlich verschiedener Jahressonderzahlungen („Weihnachtsgeld“ und Leistungsprämie) und einer betrieblichen Altersvorsorge
- flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten und Arbeitsmodelle sowie 30 Tage Erholungsurlaub
- eine umfassende Einarbeitung sowie Unterstützung bei der fachlichen Qualifizierung und Weiterbildung
- ein vergünstigtes VMT-Jobticket oder City Card oder teilweise Übernahme der Kindergartengebühren
- ein betriebliches Gesundheitsmanagement und die Möglichkeit des Fahrradleasings
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie bitte Ihre Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Motivationsschreiben, Lebenslauf, Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation sowie Kopien von qualifizierten Dienst-/Arbeitszeugnissen/Beurteilungen, die nicht älter als drei Jahre sein sollten, bis spätestens 09.06.2025 über das Online-Bewerberportal.